Les bonnes pratiques pour se préparer à 2021

La crise sanitaire liée au Coronavirus a profondément bouleversé le monde du travail, avec la mise en place d’une nouvelle organisation, totalement inédite. Pour les entreprises, le principal défi a été de s’adapter le plus rapidement possible à cette nouvelle normalité basée sur le travail à distance et l’utilisation massive de la technologie.

Aujourd’hui, alors que le télétravail est rodé et que le monde commence à voir le bout du tunnel grâce au vaccin, il s’agit de maintenir le cap, et de se préparer pour l’avenir proche, une fois que l’économie reprendra à nouveau.

Les nouveaux comportements acquis devront sans doute être maintenus, et pour cela il est essentiel de repenser l’ensemble des processus à tous les niveaux. Préparer l’après Covid-19 s’avère donc être un enjeu stratégique pour les entreprises, qui se doivent de centrer leurs efforts sur l’année 2021.

Cet article présente des outils à l’adresse des entreprises, pour les aider à mettre en place rapidement les réflexions adéquates, et de garder leur compétitivité au sein de leur environnement économique.

 

Le travail intelligent, la nouvelle norme en temps de crise, et plus encore

Les entreprises ont dû s’adapter en très peu de temps aux annonces gouvernementales de confinement, en privilégiant le télétravail comme principal outil de collaboration, lorsque l’activité l’autorise.

Partout dans le monde, le travail à distance a connu une véritable révolution, avec un nombre impressionnant de collaborateurs qui ont basculé dans ce mode d’activité. Après plusieurs mois, de nombreux travailleurs et dirigeants ont constaté des bénéfices qu’ils ne sont certainement pas prêts à abandonner.

Le maintien des nouvelles méthodes de travail, même partiellement, semble être une ligne de conduite à préserver pour l’année à venir. Pour cela, les entreprises doivent concentrer leurs efforts stratégiques sur une nouvelle manière de gérer les ressources humaines, avec un système de communication performant, et une réponse efficace aux attentes des salariés.

Pour continuer à être efficaces tout en faisant face aux imprévus, les collaborateurs ainsi que les clients doivent pouvoir compter sur des outils technologiques qui permettent d’anticiper et de planifier.

 

Mettre en place une stratégie de ressources humaines adaptée à la pandémie

Il est certain que les conséquences de la pandémie en matière de santé des collaborateurs ne s’atténueront pas de si vite, même avec la vaccination massive. En 2021, les entreprises feront face indubitablement à des cas de contamination au sein de leurs équipes, entraînant des obligations d’isolement et d’absentéisme.

Ce phénomène doit être anticipé en préparant les équipes à fonctionner même avec un effectif réduit. Cela passe par l’organisation de cycles de formation ciblés, afin qu’une personne malade ou en confinement puisse rapidement déléguer ses tâches, sans que la productivité de l’équipe ne soit altérée. Ce type d’anticipation concerne notamment les postes clés, pour lesquels une absence prolongée peut avoir des effets néfastes sur l’ensemble de la chaine de valeur.

 

Adopter des nouvelles méthodes commerciales

Depuis le début de la crise, et si on exclut le domaine des nouvelles technologies, quasiment tous les secteurs ont souffert d’une baisse importante de la demande. Les clients potentiels sont également en nette diminution, ce qui doit amener les entreprises à se repositionner par rapport à la concurrence pour cette année à venir.

Il est alors primordial de revoir les budgets alloués à la prospection, de préparer les équipes commerciales à une communication efficace, et de repenser la politique de marketing. Cette dernière doit être capable de convaincre les prospects et de s’adapter aux nouveaux besoins des clients qui ont émergé à la suite de tous ces imprévus.

Les conséquences de la pandémie sur les clients, les prospects et les collaborateurs doivent être pris en considération lors de la planification stratégique du post-Covid. Cet avenir proche sera certainement différent de tout ce qu’ont pu connaître les entreprises avant cette crise inédite.

 

Développer les outils de travail collaboratif, et prévoir un matériel adéquat

Le recours au travail à distance a démontré l’importance de la mise en place d’outils technologiques développés, qui permettent de s’adapter à cette nouvelle normalité. Ces systèmes aident les équipes à travailler ensemble tout en étant sur des sites différents, en partageant des documents en temps réel afin de pouvoir les modifier ou les annoter.

Ceci inclut également l’utilisation d’outils de partage ou de contrôle d’écran à distance, qui permettent d’assurer un support technique aux salariés, sans avoir besoin de se déplacer.

L’utilisation des bons logiciels de travail collaboratif assure un gain de temps par rapport aux moyens de communications classiques, qui peuvent s’avérer inefficaces dans le cadre du télétravail. Pour se préparer à 2021, et se tenir prêtes à toute éventualité, les entreprises se doivent identifier les axes d’amélioration des outils existants de manière à pouvoir anticiper les impacts d’autres épisodes de confinement généralisé à venir.

Par ailleurs, il est essentiel de faire des prévisions en termes de matériel de travail, afin de l’adapter à cette nouvelle situation où les employés travaillent sur des sites éloignés les uns des autres. Les postes de travail n’étant plus physiquement reliés au réseau de l’entreprise, il devient primordial de garantir leur sécurité et la mise à jour des outils, à travers l’installation de programmes spécifiques.

La préparation à 2021 doit également inclure l’acquisition d’ordinateurs portables, pour faciliter la mobilité des collaborateurs qui se trouveraient obligés de travailler à distance. Ce type de matériel a vu son utilisation flamber lors des périodes de confinement, au détriment des ordinateurs de bureau, ce qui a entraîné des ruptures de stock chez certains constructeurs.

Effectuer des achats préventifs de matériel semble être un impératif dans le cadre de la préparation à l’année à venir, pour anticiper l’éventualité d’une prolongation de la crise. Ceci inclut l’acquisition d’ordinateurs portables, mais aussi d’équipements performants destinés à communiquer ou à effectuer des réunions à distance, comme les caméras, les casques ou les micros.

Pour perpétuer le travail collaboratif tout en assurant la sécurité des documents partagés, les entreprises doivent accélérer leur transformation digitale, avec la mise en place et le développement de solutions adaptées.

 

Optimiser la productivité grâce à un système de gestion intégré ERP

La mise en place d’un ERP efficace est plus que jamais d’actualité dans ce contexte épidémique qui a tellement bouleversé les habitudes de travail. Un tel système constitue un fondement pour toute entreprise désirant affronter efficacement ce post-Covid.

Un ERP est une solution intégrée qui permet de gérer l’ensemble des données de la société tout en garantissant leur sécurité. Il s’agit d’un système informatique unique intégrant tous les processus actifs de l’entreprise, comme l’achat, la finance, le marketing, les ressources humaines. Sa mise en place est le principal enjeu du travail à distance, car l’ERP permet des communications plus fluides, harmonieuses et structurées.

Avec l’évolution des besoins des utilisateurs, et notamment avec la généralisation de la collaboration à distance, de nombreux systèmes se sont avérés obsolètes ou limités, puisque les tâches ne sont désormais plus isolées, mais chaque action impacte l’ensemble de la chaine de valeur.

Pour s’adapter à la nouvelle normalité de travail imposée par la crise, la stratégie à mettre en place doit impérativement impliquer la modernisation du système informatique de gestion des données. Un ERP intelligent assure en effet un positionnement compétitif par rapport aux entreprises qui continuent à fonctionner avec des solutions non adaptées. Il permet également :

– De gérer et analyser les données en temps réel

– D’automatiser l’ensemble des tâches constituant l’activité des employés

– D’améliorer la collaboration des membres d’une équipe

– De prendre les bonnes décisions, basées sur les données centralisées et partagées par tous les collaborateurs

– De gagner en agilité, en efficacité et en flexibilité

– De faciliter les communications internes et externes

– D’optimiser la productivité.

 

Assurer l’intégrité et la sécurité des données

En basculant vers le travail à distance d’une manière presque brutale et subite, la question de la sécurité des données s’est très vite imposée comme une priorité. L’adaptation aux méthodes actuelles de travail a impliqué l’application de nombreuses mises à jour aux systèmes d’information existants. Il s’agissait généralement de rajouter des nouvelles extensions, des nouvelles fonctionnalités, des nouveaux utilisateurs ou de nouvelles manières de se connecter pour accéder aux données.

Ces modifications sur les logiciels informatiques entraînent irrémédiablement leur lot de risques en termes de sécurité et d’intégrité des données. Ainsi, le travail collaboratif à distance peut causer une fuite d’informations confidentielles si une faille de sécurité est existante.

L’intégrité des données concerne à la fois les ressources humaines, les processus, les infrastructures, et même les clients. Il est alors indispensable d’entreprendre les actions adéquates pour faire face au bouleversement qu’a connu le monde professionnel. Pour cela, il est primordial de mettre en place des nouveaux outils de sécurité, et de réviser l’architecture existante, pour détecter les éventuelles obsolescences en matière d’intégrité des données.

La stratégie de sécurisation du système d’information inclut l’évaluation des contrôles existants, afin de les modifier ou de remédier aux déficits éventuels. Dans ce contexte, les actions proactives et préventives sont indispensables, pour que l’entreprise ne se retrouve pas dans une situation hors contrôle si les données numériques sont altérées.

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