10 juin 2021

Le Digital Workplace

La routine de travail, l’envie d’innover et la crise sanitaire de l’année 2020 ont boosté le quotidien des organisations, sociétés et entreprises. Aujourd’hui, l’efficacité ne se mesure pas au nombre de tâches effectuées depuis un bureau devant une pile de documents. En entreprise, le mot « collaborer » a tout un autre sens de nos jours. Un nouveau mode de travail est en train de se développer à grande vitesse. Collaborer autrement, c’est s’adapter à la réalité du digital workplace. Essayons d’en savoir plus sur ce nouveau mode de travail, ses avantages et comment l’adopter.

Les inconvénients d’une habitude monotone

Le monde du travail était autrefois caractérisé par les longues réunions au bureau, car le travail physique faisait partie intégrante du fonctionnement des entreprises et multinationales. Se rendre à un endroit fixe tous les jours ouvrables, rencontrer des personnes, manger un sandwich entre deux mails et autres constituent le quotidien du travailleur. Le mode de travail traditionnel tel qu’on le connaît impulse la routine et installe l’ennui. Les inconvénients d’une routine monotone et les besoins récurrents de productivité ont propulsé l’essor de l’intranet pour donner naissance à une nouvelle réalité représentée par l’espace de travail entièrement virtuel.

Le développement d’un nouveau mode de travail

Le monde du travail tel qu’on l’a toujours connu est resté calqué sur un modèle traditionnel sans grands changements. Il expose les professionnels à des problèmes de fonctionnement et aux facteurs de stress, au manque de temps et à une faible productivité en général. Depuis quelque temps, un nouveau mode de travail s’amorce avec le télétravail. La crise sanitaire de l’année 2020 a quelque peu contribué au bouleversement des habitudes et à la réorganisation globale des méthodes de travail. Les entreprises ont dû s’habituer à ce changement imposant. Elles ont adopté ce nouvel environnement de travail, finalement jugé plus accessible et plus productif. Aujourd’hui, place à la dématérialisation ! Mais au fond, qu’est- ce que le digital workplace exactement ?

Le digital workplace qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’une plateforme connectée ou un espace digital qui joue le rôle de bureau. Plateforme tout en un à usage professionnel, il permet au professionnel d’accéder à l’ensemble de ses informations de travail, individuelles ou collectives. C’est un environnement connecté qui met à la disposition des professionnels le partage de connaissance et la collaboration grâce à la technologie numérique. C’est le « bureau » d’aujourd’hui et de demain.

Collaborer autrement : À l’aise avec le digital ?

L’espace virtuel de collaboration entre équipes traduit la vision parfaitement intégrante des applications de collaboration au sein des entreprises. Loin d’être un simple outil de collaboration, cette innovation est un lieu de travail virtuellement connecté. Les collaborateurs doivent pouvoir se familiariser avec cette disposition pour communiquer quelles que soient leurs positions géographiques. Les outils intervenant souvent dans cet espace digital professionnel sont de types:

sociaux et collaboratifs ;
des applications de communication et de messagerie ;
de gestion et de stockage cloud ;
des plateformes intranet pro ;
de partage et de stockage documents ;
des systèmes de gestion de contenus internes et externes.

Dans la plupart des cas, les collaborateurs d’une organisation disent se sentir à l’aise avec le digital. Cette ouverture d’esprit leur permet d’apprendre l’utilisation de nouvelles interfaces de productivité et bénéfiques pour le succès de l’organisation. La collaboration devient plus efficace avec l’essor du bureau connecté.

Un portail centralisé pour la gestion par l’entreprise

Le digital workplace n’est pas seulement la prise en main des technologies dans le monde du travail, c’est un changement complet de l’esprit du travail et de la structure des organisations. Sans être typiquement un « portail d’entreprise », c’est un portail centralisé qui combine toutes les applications dans un seul et même espace. Ce portail fluide permet d’authentifier chaque collaborateur et simplifie leur travail au quotidien.

La messagerie d’équipe et le recul des modèles hiérarchiques

Moderniser les espaces de travail est bénéfique pour les entreprises. Aujourd’hui le digital a pris une place importante dans le quotidien des organisations. L’e-mail a longtemps été le canal par lequel sont partagés les documents en entreprise. Le digital vient changer les habitudes pour le meilleur. Considéré comme l’environnement virtuel de travail, la messagerie d‘équipe facilite la communication interne de l’entreprise dans l’esprit de la collaboration et du partage. Même si la hiérarchie est toujours présente, le fondement même du modèle du bureau professionnel virtuel est l’élimination des barrières hiérarchiques. Cette innovation est synonyme d’autonomie, de partage et de travail collaboratif.

Les avantages du digital workplace

La digitalisation est une grande mutation de l’environnement de travail. Heureusement, elle vient avec de nombreux avantages aussi bien pour l’entreprise et ses collaborateurs que pour ses clients. Les avantages d’une plateforme de ce genre sont nombreux. On peut citer quelques-uns comme :

une meilleure flexibilité ;
favorise le déploiement des méthodes de travail agiles ;
la réduction des coûts opérationnels ;
une productivité et une efficacité significatives ;
de meilleurs bénéfices ;
un circuit de décisions plus court
une meilleure communication par l’innovation ;
une meilleure expérience du collaborateur ;
des performances améliorées ;
une meilleure sélection des talents professionnels ;
une meilleure satisfaction employés ;
une meilleure expérience client.

Un énorme facteur de productivité

Une chose sûre dans l’univers du travail virtuellement connecté est qu’il doit pouvoir répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Ceci prend en compte l’expérience utilisateur du collaborateur ou de l’employé. Cette plateforme tout en un est un énorme facteur de productivité car elle réduit les déplacements inutiles et favorise les prises de décisions rapides. En plus, elle permet de gagner du temps et de développer rapidement l’entreprise. Les avantages du bureau virtuel de travail sont au cœur de l’utilisation d’applications professionnelles par les sociétés et organisations.

Pourquoi passer au travail numérique ?

Certains employés se réjouissent de ne plus avoir besoin de passer au bureau pour travailler. Le digital fait partie du quotidien et ses avantages ne sont plus à démontrer. Toutes les entreprises souhaitent grandir. Pour une entreprise, passer au travail connecté, c’est s’offrir la chance d’être plus performante, plus rapide et plus productive dans un monde en continuelle évolution. Le bureau virtuel est la garantie des méthodes agiles, des collaborateurs plus joyeux et donc plus efficaces, c’est le renforcement du travail en équipe, c’est tout simplement la rapidité.

L’influence de la crise sanitaire de 2020

Les événements de l’année 2020 ont révélé au monde l’existence des applications de collaboration grâce à l’essor du télétravail. Il n’y a aucun doute que le virtuel s’est rapidement développé face aux mesures de confinements et la nécessité de faire fonctionner certaines industries. La crise sanitaire a eu un impact global direct sur le fonctionnement et la structure des entreprises et organisations. Les avancées technologiques et la dématérialisation ont favorisé une réadaptation rapide de ces entreprises. Aujourd’hui, de nombreuses organisations souhaitent mettre en place un environnement de travail facilement accessible, sûr et fiable.

Comment adopter un espace de travail virtuel

Pour adopter un digital workplace, il vous faudra dans un premier temps, associer tous les collaborateurs à une réflexion commune. Se poser les bonnes questions pour partir sur de bonnes bases. C’est ainsi que les objectifs de ce projet d’espace digital seront définis. Pour adopter une telle technologie, il faudra réfléchir au point de l’accès aux données et surtout aux politiques de libertés individuelles. La protection des données est primordiale. De plus, chaque collaborateur a accès à son espace après authentification.

Adopter un espace virtuel de travail, c’est comprendre l’esprit du partage et surtout comprendre que les données seront accessibles par les collaborateurs, en tout temps, à tout endroit et à partir de tout appareil. Avant d’adopter un bureau virtuel de travail, il faudra déterminer des interfaces sécurisées qui s’adaptent aux évolutions du secteur. Dans votre entreprise, il vous sera également primordial de communiquer de manière positive sur le projet en montrant des exemples et en demandant des retours d’expérience des collaborateurs. Enfin, maintenir l’engagement des collaborateurs à long terme garantit l’atteinte de l’objectif. Le collaborateur se sent impliqué comme acteur fondamental de changement.

Comprendre la suite d’outils indispensables

Pour optimiser le temps de travail, faire une gestion et un suivi des projets en temps réel, il faudra digitaliser toute votre administration. La technologie du bureau virtuel est convaincante car elle améliore significativement la productivité de l’organisation et permet la mise en œuvre des projets de façon interactive. Cette suite n’est rien d’autre que l’agenda, la messagerie instantanée, les médias sociaux, les applications de Ressources Humaines, les applications de gestion CRM et ERP, les applications de communication et de réunions virtuelles.

En réalité, le digital workplace intègre plusieurs maillons modulables. La gestion électronique des documents (GED), la gestion de contenus (ECM) la gestion des connaissances, la gestion de projets, l’organisation de la communication interne, la connexion avec les applications métiers pro : CRM et ERP, et enfin un réseau social professionnel d’entreprise pour échanger entre collaborateurs.

L’idée du partage au centre du bureau virtuel

Les enjeux des entreprises ont évolué avec le temps et leurs préoccupations ont changé. Le bureau virtuel de travail implique la collaboration et l’intelligence collective. La notion de partage est au centre même de cette innovation. En plus, plus besoin de jongler d’une application pro à une autre. La gestion (CRM, ERP), la communication (messagerie d’équipe, visioconférence), agendas partagés. Le digital workplace vient fluidifier le travail collaboratif dans l’entreprise. Il facilite également le développement de l’agilité au sein de l’entreprise.

Quelques conseils

Chaque entreprise peut se doter d’un espace de travail digital. Cette technologie innovante peut également être du sur-mesure pour chaque entreprise. Dans la mise en place et l’adoption d’un environnement de travail virtuel, il est nécessaire pour les entreprises de structurer leurs démarches et surtout de mettre en place tous les moyens nécessaires pour la réussite du projet. Il est important d’impliquer les collaborateurs par exemple. Ils sont les premiers utilisateurs de cet espace connecté au quotidien.

L’expérience utilisateur sera donc plus facile à personnaliser pour rendre les collaborateurs plus efficaces. Réussir l’adoption d’un espace de travail virtuel en tant qu’entreprise, exige certainement l’implication de vos directions principales. C’est le cas notamment de la Direction de la Communication en vue de mettre en avant les possibilités de ce nouvel univers de travail. Il en est de même en ce qui la Direction des Ressources Humaines afin d’accompagner les utilisateurs de votre bureau virtuel dans leurs responsabilités.

Le Digital Workplace est le poste de travail du présent et du futur. Aujourd’hui, de plus en plus de professionnels préfèrent l’approche du digital aux détriments de celle du travail physique traditionnel tel qu’on l’a toujours connu. La digitalisation est au centre de tous les secteurs aujourd’hui. Son objectif, changer les habitudes pour le meilleur. Il s’agit de les rendre plus simples, moins contraignantes et surtout d’avoir une approche de solution mondiale pour construire un monde beaucoup plus écologique, respectueux de l’environnement et durable.