Dématérialisez votre bureau, votre espace de travail

Faire l’impasse sur le digital workplace, ou l’espace de travail numérisé, est aujourd’hui impossible pour une entreprise qui souhaite se transformer et se moderniser. Mais importer ce digital workplace dans son environnement n’est pas sans conséquences, et s’il existe bien plusieurs outils parfaitement adaptés à sa mise en place, il ne faut pas oublier toutes les répercussions, positives ou négatives, que cela peut avoir sur ses collaborateurs.

En 2018, les frais de mobilité dépensés par les entreprises pour leurs salariés ont augmenté de 88%. Il devient de plus en plus nécessaire de répondre à cette demande croissante de mobilité et de travail à distance. Pour cela, l’entreprise se doit de proposer à ses salariés une palette d’outils qui viendront renforcer leur productivité. Un collaborateur étant en droit d’attendre une expérience et une facilité d’accès à son travail identiques à distance ou à son poste fixe.

En virtualisant le poste de travail, et notamment en stockant les données dans un espace partagé comme le Cloud, l’accès à distance devient possible et autorise le télétravail. En mettant en place une solution de Com’Unifiées, l’entreprise rassemble l’ensemble des terminaux mis à la disposition de ses collaborateurs (smartphone, laptop, desktop, téléphone fixe, etc.)  pour leur permettre d’être synchronisés entre eux, et de bénéficier d’outils et de fonctionnalités adaptés aux besoins propres à chaque salarié.

La mise en place de ce digital workplace vient donc bouleverser les méthodes de travail. S’il est indiscutable que les outils de travail collaboratif sont la réponse à un besoin de flexibilité demandé par les salariés, ils sont également de véritables accélérateurs de productivité pour l’entreprise. Cependant, négliger l’aspect managérial et organisationnel de l’impact du digital workplace serait une erreur.

Numériser son espace de travail, utiliser des outils de communications unifiées, tout cela demande une adaptation de la part des salariés. Si les générations Y et Z sont bercées par les technologies de la communication depuis leur enfance, et auront une utilisation très intuitive de ces outils de communication, ce n’est pas le cas de la génération X et des seniors qui devront à la fois être accompagnés dans la transition digitale, mais aussi convaincus d’abandonner leurs méthodes de travail traditionnelles au profit de méthodes centralisées et informatisées . Pour cela, rien ne vaut la pédagogie et la démonstration de l’utilité des outils collaboratifs.

De plus, en instaurant des outils collaboratifs centralisés, l’entreprise lutte contre le shadow collaboration, à savoir l’utilisation de ce type d’outils par ses salariés mais qui ne sont pas propres à l’entreprise. Ces utilisations isolées, sans supervision de l’entreprise,  peuvent devenir une menace en termes de sécurité – l’information qui circule n’est pas protégée des cybermenaces -, et de remise en cause de la gouvernance  – les équipes prennent des décisions hors cadre hiérarchique -. En cela, prendre les devants et offrir à ses salariés un outil unique qui répond à leurs besoins tout en s’assurant le contrôle et la maitrise de celui-ci est la preuve d’une bonne compréhension des enjeux de la digitalisation des espaces de travail, et l’assurance d’une évolution sereine.

Bien entendu, offrir un service qui permet d’être connecté 24/7 ne doit pas non plus être la porte ouverte à sollicitation permanente des collaborateurs. C’est ce qu’on appelle le droit à la déconnexion.

Réaffirmé par la Loi Travail du 8 août 2016 et entré en vigueur depuis le 1^er janvier 2017, ce droit est un « dispositif de régulation de l’utilisation des outils numériques, en vue d’assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale. » (L 2242-8, 7° du code du travail).

Si la sur-connectivité peut parfois être un critère de rentabilité et de performance, cela n’est pas sans conséquence sur la santé du salarié. Cette loi vient donc protéger celui-ci face aux effets néfastes de cette sur-connexion qui finira non seulement par nuire au salarié d’abord, puis à l’entreprise elle-même.

En résumé, L’évolution naturelle des méthodes de travail tend vers la dématérialisation de l’espace de travail. Alliant flexibilité et simplicité dans son utilisation, le digital workplace sera sans conteste un élément incontournable de n’importe quelle entreprise du 21^ème siècle, répondant aux problématiques de la multiplication des outils de communications, de collaboration et d’un désir de mobilité.

Et vous, la digitalisation, c’est pour quand ?