40% Complete (success)

Permettez à vos salariés de collaborer efficacement

mars, 2019

 

Pour faire face aux mutations de la transformation digitale et aux attentes de leurs salariés, les entreprises peuvent trouver la solution dans des outils collaboratifs. En effet, avec l’atomisation des équipes de travail, la multiplication des supports et des canaux de communication et la demande grandissante des nouvelles générations pour toujours plus de flexibilité, proposer à la fois des outils unifiés, faciles d’utilisation et disponibles  à tout moment semble inévitable.

 

Pour autant, toutes les entreprises ne sont pas prêtes à franchir le cap de la dématérialisation. On peut effectivement regrouper les entreprises dans 4 grandes catégories d’après une étude menée par Google sur plus de 250 sociétés nord-américaines :

 

  • Les pionniers : Adeptes des méthodes agiles et de la culture collaborative (18 % des entreprises).
  • Les croyants : les nouvelles technologies sont adoptées mais pas totalement intégrées pour être pleinement efficaces (34 % des entreprises).
  • Les agnostiques : le changement est long à intégrer dans l’organisation, bien que celui-ci soit présent dans l’esprit de la direction de l’entreprise (27 % des entreprises).
  • Les traditionalistes : management très hiérarchisé avec des technologies classiques ; ce sont les organisations les plus rétives au changement (21 % des entreprises).

 

Selon les managers interrogés, les risques à ne pas se transformer sont bien réels. Le premier est le coût des actions commerciales, suivi par le manque de productivité et la lenteur des process commerciaux. Le manque de moyens est le principal frein à cette transformation évoqué , suivi d’un management non concerné par ces problématiques et des limites techniques du services IT.

 

L’étude s’est ensuite penchée dans le détail sur ce qui pousse les entreprises à se transformer digitalement. Les premières raisons évoquées sont l’engagement des clients, les process de travail et la prise de décision. La gestion des talents arrive en dernière position. La grosse problématique de la digitalisation des entreprises est de savoir qui doit conduire le changement. D’après les personnes interrogées, c’est au service IT de l’initier, au marketing et à la production. Le service RH n’arrive qu’en avant dernière position.

 

Enfin, d’après l’étude menée par Google, les process qui gagneraient le plus à utiliser des outils collaboratifs sont la planification et la prise de décision, la gestion de projet, et la résolution de problèmes. Le développement des ventes n’arrive qu’ensuite, signe que les outils collaboratifs sont avant tout des outils qui touchent à l’organisation, la productivité, la gestion de projet et la culture d’entreprise.

 

Cette étude vient corroborer la tendance actuelle du développement du digital workplace, avec comme objectifs de :

 

- communiquer et échanger rapidement l’information en interne comme en externe

- optimiser le temps de travail grâce à une gestion et un suivi des projets en temps réel

- rechercher une information depuis n’importe quel terminal et en situation de mobilité

- investir dans une solution rentable rapidement

- améliorer la productivité de son organisation

- déployer et mettre en œuvre des projets de façon interactive

 

L’outil collaboratif de plus en plus utilisé est le réseau social d’entreprise (RSE). S’il en existe pléthore répondant à divers besoins, l’étude menée par l’institut Lecko nous apprend que les entreprises utilisent les RSE principalement pour mettre en commun les connaissances et savoir-faire de chacun (37%), pour gérer des projets (35%) et pour s’entraider (20%).

Etude Lecko

 

  • Une ergonomie et une expérience utilisateurs modernes : ces outils ressemblent de plus en plus aux réseaux sociaux traditionnels. Leur prise en main est ainsi plus agréable, plus ludique et plus intuitive.
  • L’intégration d’applications tierces : intégrez les outils qui vous seront utiles dans la réalisation de certaines tâches ou qui vous feront gagner en productivité et en temps.
  • La visio-conférence : pouvoir passer des appels en one-to-one ou à plusieurs interlocuteurs en même temps est indispensable. Pouvoir le faire aussi bien en audio qu’en vidéo l’est tout autant.
  • L’ouverture à l’externe : cela permet de collaborer avec d’autres entreprises, des partenaires, des clients ou des fournisseurs sur des projets communs.
  • Un moteur de recherche amélioré : retrouvez facilement et rapidement des fichiers, des collaborateurs, des conversations, etc.

 

Un autre usage collaboratif conseillé à mettre en place en entreprise est l’utilisation du partage de fichiers via le Cloud aux dépends du partage de fichier classique par pièce jointe dans un mail. Le partage de fichier dans le Cloud offre un grand nombre d’avantages :

 

  • Il ne sature pas la boite mail des destinataires. Un simple lien suffit pour récupérer le document.
  • S’assurer que le destinataire aura bien reçu le document. Taille trop importante, type de document interdit, expéditeur non autorisé…
  • Arrêter de perdre des documents envoyés et reçus. Un bon logiciel de partage de fichier permet de rechercher facilement ce qui est partagé par ou avec vous.
  • Pouvoir travailler de manière efficace et à plusieurs sur un même document. Avec à un partage de fichier auquel sont attribués des droits de modification, chacun peut apporter ses modifications que tous les collaborateurs peuvent suivre en temps réel.
  • Contrôler l’accès avec un partage de fichier. En envoyant un document par pièce jointe, sa diffusion n’est pas maitrisée ce qui n’est pas le cas avec un partage de fichier qui permet de contrôler qui pourra accéder au document et le modifier.

 

Pour finir, les outils de Communications Unifiées viennent rajouter de nouveaux outils collaboratifs pour les entreprises :

 

  • Messagerie unifiée, qui permet à l’utilisateur de bénéficier d’une messagerie visuelle regroupant tous les messages de son numéro unique. L’utilisateur peut lire ses messages de tous ses terminaux.
  • Annuaire unifié, qui permet à l’utilisateur de retrouver sa liste de contacts sur tous ses terminaux (fixe, mobile et PC).
  • Appel visio, qui permet à chaque utilisateur de lancer une conférence vidéo en quelques clics depuis un mobile ou un PC
  • Messagerie instantanée, qui permet de communiquer avec une personne ou avec un groupe de personnes à partir de n'importe quel terminal (PC, MAC, Tablettes ou Smartphones).
  • Gestion de présence, qui permet à l’utilisateur d’informer ses collaborateurs de son statut et par conséquent de sa disponibilité (occupé, en RDV, au téléphone, disponible en Tchat, etc.).

 

OpenIP propose bien entendu son propre outil de communications unifiées, MetaCentrex. Cet outil de collaboration permet la convergence de tous les moyens de communication fixes et mobile de l’entreprise. Celle-ci peut aussi piloter l’ensemble de ses services de manière très flexible en intégrant simplement de nouveaux utilisateurs, de nouveaux sites et de nouvelles fonctionnalités. 

 

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