40% Complete (success)

Optimisez les déplacements de vos collaborateurs

mai, 2019

 

A l’heure de la digitalisation, de la multiplication des outils collaboratifs et du développement du digital workplace, il n’est pas toujours facile pour les entreprises de rendre une réunion efficace, productive et surtout utile.

 

Tout d’abord, quels sont les objectifs d’une réunion ?

En théorie :

  • Partager des connaissances
  • Prendre des décisions
  • Apporter de nouvelles idées
  • Traiter parfois de sujets personnels

 

Si sur le papier la réunion semble indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise, force est de constater que toutes n’ont malheureusement pas le succès attendu.

 

D’après une étude menée par la société Sharp Business System France, les réunions, dans leur format actuel, sont coûteuses, à la fois en temps et en argent. En effet, d’après cette étude, les salariés des PME passent en moyenne 25 heures en réunion par mois… Soit une perte de 3300 € par salarié par an pour les entreprises   dans des réunions qui ne séduisent que rarement les (dés)intéressés.

Effectivement, 4 salariés sur 5 se considèrent plus productifs à leur poste de travail plutôt qu’en  réunion.   Deux tiers estiment que rarement une décision importante ou action concrète n’est prise. Et plus d’un salarié sur deux s’y ennuie. Un constat peu reluisant pour un outil majoritairement présent dans le monde de l’entreprise, mais qui peut s’expliquer facilement    - et qui prouve qu’une mauvaise réunion n’est pas une fatalité.

 

Si autant de salariés ne se plaisent pas en réunion, c’est aussi qu’ils ne sont pas toujours concernés par celle-ci mais leur cadre de travail ne leur permet pas de la refuser -ce qui en concerne 75 % tout de même ; ils se sentent donc « piégés » et trouvent une autre occupation :

  • Répondre à leurs mails en retard pendant les réunions pour 32 %
  • Rédiger la liste de toutes les tâches qu'ils ont à réaliser pour 15 %
  • Surveiller leurs réseaux sociaux pendant les réunions pour 29 % des employés qui ont entre 18 et 34 ans (génération Y/Z) et 17 % des plus de 55 ans
  • Envoyer régulièrement des messages à des amis pour 42 % des jeunes employés
  • Passer des commandes en ligne pour 8 % des jeunes employés

 

Au-delà de la contrainte, le format de l’exercice est lui aussi décrié. Il y a pourtant une réelle volonté des collaborateurs à moderniser les réunions, pour en faire un outil à leur image.

Toujours selon l’étude menée par Sharp :

  • 83% des collaborateurs français déplorent que toutes les réunions adoptent la même structure, quel que soit le sujet
  • 66% regrettent que certaines réunions se déroulent dans des salles inadéquates
  • 71% déclarent que les réunions sont souvent trop formelles

 

L’aspect technologique n’est pas en reste, bien que cela soit une donnée très importante pour les plus jeunes générations bercées par le digital :

  • 26 % des collaborateurs utilisent encore le papier
  • 35 % se servent de paperboard ou de tableaux blancs effaçables

 

Pour finir, le manque d’implication des collaborateurs lors d’une réunion est aussi explicable par son manque d’organisation en amont :

  • Le manque de partage d’information au préalable (30%)
  • Le fait de ne pas inviter seulement les participants nécessaires (31%)
  • Le nombre de participants trop élevé (26%)

 

Pour autant, abandonner l’idée de se retrouver pour échanger est impossible, voici donc quelques clés pour bien réussir une réunion et éviter de faire perdre du temps aux participants :

  • Choisir un animateur
  • Définir en amont le cadre de la réunion
  • Commencer à l’heure
  • Rappeler le cadre de la réunion en début de séance
  • Assurer un échange équilibré
  • Recentrer les discussions
  • Conclure la réunion par une synthèse
  • Respecter l’heure de fin prévue
  • Etablir un compte rendu

 

La réunion étant un moyen de communication interne fort, il existe aujourd’hui grâce au digital workplace des outils de substitution qui viennent pallier les lacunes de la réunion traditionnelle :

En unifiant tous les terminaux d’accès grâce aux Com’Unifiées, un collaborateur devient disponible partout où il se trouve : en rendez-vous, en déplacement, en home office, il ne rate plus aucun appel et travaille comme s’il était à son poste de travail à n’importe quel moment de la journée. Cette flexibilité permet non seulement de retirer de nombreuses contraintes logistiques de la réunion classique, mais également de ne plus immobiliser le collaborateur.

 

La visioconférence devient de plus en plus à la mode. Par sa simplicité de mise en œuvre avec le bon outil, n’importe quel collaborateur peut rejoindre une réunion depuis son poste de travail. Contrairement à certaines idées reçues, une visioconférence ne subira pas de coupure tant au niveau de la vidéo que du son  , si l’entreprise bénéficie d’une connexion Internet de bonne qualité.

La visioconférence permet aussi de réduire les coûts de déplacements pour des équipes travaillant sur différents sites (et par conséquent de réduire l’impact sur l’environnement). Connectant instantanément tous les participants, l’outil rend caduque les longues périodes d’attentes pour trouver un créneau de disponibilité commun.

Parce que la visioconférence permet aux utilisateurs de se voir, les réunions utilisant cet outil ont l’avantage d’être naturelles, contrairement à la simple Conf Call où le langage non verbal est indiscernable.

 

Pour en savoir plus sur Accession Meeting, l’outil de visioconférence d’OpenIP, cliquez ici !

 

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